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Los controles básicos del negocio gastronómico

Los controles básicos del negocio gastronómico
Photo by Lukas from Pexels

Producto del trabajo diario todo negocio arroja un cúmulo de información. Por ello es preciso conocer los controles básicos del negocio gastronómico que deben ser gestionados y así saber cuál es la data más relevante que debemos capturar.


El sistema de información y control

Derivada del concepto del negocio, la propuesta gastronómica, entre otros aspectos, se expresa en el Menú u oferta. Es allí donde podríamos decir que comienza el ciclo de procesos que arrojan información para los controles básicos del negocio.

Los controles básicos del negocio gastronómico.
Sistema de información y control
Sistema de información y control

Con base en el diagrama anterior veamos cuál es el tipo de información que requerimos para controlar y supervisar el desempeño del negocio gastronómico en cada parte del sistema.


El Menú

Refiriéndome solo al contenido del menú y no a su formato, diseño gráfico o digital, el proceso que está detras de la elaboración de un menú es fascinante. Son varios los aspectos que deben manejarse y planificarse para tener un menú ganador:

Los controles básicos del negocio gastronómico
  • Variedad de comida
  • Cantidad de platos o productos
  • Tipo de platos o productos
  • Especialidades
  • Precios de venta
  • En algunos casos se muestra:
    • parte del método de preparación
    • componentes
    • características del plato
    • armonía culinaria

Existe una cierta tendencia en los menús a ser especializados. Esto hace, entre otras cosas, que la cantidad de insumos que se requieren para armar los platos y productos sea más reducida que un menú poco especializado o que proponga comida de varios tipos o países, regiones, etc.

De igual manera la elaboración del menú tendrá impacto directo en el tipo y cantidad de información a obtener puertas adentro del negocio, como el recetario y escandallo, el inventario, los procesos de trabajo, la destreza y conocimientos del equipo de colaboradores.


La receta o recetario

La receta nos proporciona información acerca de la cantidad de cada insumo que requiere el plato final y del proceso de preparación del plato. También debe indicar si alguno de los componentes requiere una sub-receta y preparación previa. Veamos la receta del Linguine Marilyn Monroe como ejemplo:

IngredientesCantidadIngredientesCantidad
Aceite de oliva extra virgen5 mlPasta de ají amarillo5 gr
Ajo procesado5 grMantequilla25 gr
Vino blanco10 mlLinguine180 gr
Fumet de pescado blanco10 mlPerejil2 gr
Vieiras (scallops)50 grBrunoise de tomate pera30 gr
Mejillones50 grSalal gusto
Camarón entero100 grPimientaal gusto

En la receta anterior se muestra en color azul, dos de sus componentes que son sub-recetas. Éstas a su vez deben tener sus propias recetas y preparaciones.

Te invito a darte una vuelta por la receta del Linguine Marilyn Monroe y ver allí lo detallada que puede ser una receta y por ende el recetario de un negocio gastronómico.

Si al nivel de detalle de la receta y su modo de preparación, le sumamos la práctica en el tiempo obtendremos un muy buen estandar en el producto final.

El escandallo

El escandallo es una de las piezas fundamentales del negocio. En el deberán estar reflejados los siguientes datos, y generalmente en un formato tipo tabla (los sistemas POS para negocios generalmente cuentan con recursos tecnológicos para el levantamiento y procesamiento de esa información):

  1. Los insumos o componentes.
  2. Las porciones de cada insumo (peso, volúmen, unidad, etc.).
  3. La merma de cada insumo o producto, expresada en porcentaje. Para esto es preciso hacer las mediciones de rendimiento de los insumos en cada preparación.
  4. El total de cada insumo luego de ajustar la cantidad inicial con el porcentaje de merma.
  5. Costo unitario, esto es, el precio de cada insumo en la misma unidad de medida con la cual se expresa el insumo.
  6. El costo total o la multiplicación del costo unitario por el total de cada insumo.

Ejemplo de un escandallo

A manera de ejemplo la tabla siguiente muestra cómo se puede estructurar un escandallo.

Los controles básicos del negocio gastronómico.
Ejemplo de un escandallo
Ejemplo de un escandallo
  • En escandallo anterior se muestra el costo de un plato o producto. Para llegar a ese cálculo debemos utilizar medidas para al menos diez (10) platos o porciones de forma tal que podamos deducir con exactitud el correspondiente a una sola (1) unidad.
  • Con la información del costo del plato o producto y el precio de venta que se tenga del mismo, se debe llevar el monitoreo del costo de venta del plato. Este control es vital dado que permite manejar el margen de la operación antes de los costos operativos.

Las compras

Realizar las compras para el negocio implica que las características deseadas de los productos deben estar detalladas en cada pedido que se realice o compra que hagamos directamente.

La calidad, tamaño, peso, coloración, grado de maduración, etc. deben estar garantizados por el proveedor, pero es tarea nuestra conocerlo y transmitirlo de forma clara y precisa.

Del recetario y escandallo obtenemos todos los insumos que debemos comprar en mayor o menor cantidad. De los aspectos más importantes de las compras tenemos:

  • Precios unitarios de los insumos
  • Condiciones de compra, créditos, forma de pago, y descuentos por volumen
  • Cantidades máximas y mínimas de compra
  • Tiempos de entrega. Con esta información podemos gestionar el justo a tiempo en la operación de manera de reducir los inventarios en lo posible.

Para realizar las compras de manera efectiva, debemos desarrollar una buena relación con los proveedores. Es importante cultivar los mejores lazos comerciales con ellos para garantizar un servicio de entrega de insumos ajustado a las necesidades del negocio. Esto nos llevará a obtener mejores condiciones de entrega, de precios y de calidad del producto.


Las ventas

Como sabemos las ventas son la médula espinal del negocio. De la ventas obtenemos información muy valiosa y es la que nos acerca más al cliente. De la información o data de las ventas considero que como mínimo debemos mirar:

  • Ventas diarias, totales, por plato o producto.
  • Productos más vendidos o más populares. De acá podemos saber cuáles son los platos estrella del menú.
  • Descuentos concedidos, montos, porcentajes, promociones.
La tabla es a manera de ejemplo y muestra solo el comportamiento de 4 platos en una semana.

Los controles sobre las ventas pueden ser muy variados. Los sistemas de información para los negocios capturan data en tiempo real la que se convierte en histórica. Con ella podemos interpretar el comportamiento de los distintos productos o platos para hacer predicciones (que es el driver del asunto) y así planificar, entre otros aspectos:

  • las compras
  • los procesos operativos
  • horarios de trabajo
  • flujo de caja
  • requerimientos de capital de trabajo

Los inventarios o stocks

La gestión eficiente de los inventarios nos proporciona información valiosa para llevar a cabo la operación de manera ordenada y rentable. Los inventarios, por lo general, llevan el control de las existencias por familia o tipo de productos como por ejemplo: vegetales, verduras, pescados, cárnicos, lácteos, etc. Esto, claro está, que dependerá del concepto del negocio.

La manera de realizar los inventarios depende en gran medida del tipo de insumos, de los equipos con que cuente el negocio y de los métodos de preparación. Por lo general en cocina se deben tener inventarios no solo del producto fresco, sino también de las porciones que se requieren para cada plato.

Conteo diario de insumos

El siguiente cuadro muestra la información que se maneja diariamente en un negocio que cuenta con una estación fría para preparación de platos calientes.

Los controles básicos del negocio gastronómico.
Ejemplo de un inventario diario

Se observa que el control de inventario anterior es para diez (10) insumos o tamaños de porciones de insumos, seis (6) de pescados y mariscos, y cuatro (4) de carnicos, que son utilizados para el montaje de platos finales. En las diferentes áreas de conservación, pueden existir porciones de los insumos que requieren frío. La demanda de los platos o productos del menú nos provee de información para planificar y llevar el control de los insumos.

Por más que planifiquemos siempre habrán imprevistos. De ellos es donde más aprendemos a salir adelante.

Inventario de cierre mensual

Además del control diario de inventarios que se usa para la planificación de la cocina y sus procesos, también es preciso hacer el conteo de inventario mensual (como mínimo) de todos los insumos que se utilizan en el negocio.

Esta información nos provee, en términos monetarios, la disponibilidad de caja o efectivo con que contamos para continuar operando por un período de tiempo finito. A continuación podremos ver un ejemplo de inventario de cierre mensual:

Los resultados de la toma de inventarios son los valores en moneda que tenemos disponible de cada familia de insumo. Obtener esos números o cifras pasa por realizar el conteo de todos los items, labor que se hace en ocasiones bastante tediosa. Contar con herramientas de tecnología y sistemas de información puede hacer bastante más ligero ese trabajo.


El costo de venta

Este indicador es uno de los más importantes, a mi manera de ver, en la operación. El costo de venta, es el monto de las compras dividido por el monto de las ventas. Esto refleja que tan eficientes somos planificando las compras con base en la información de las ventas.

La idea es revisar constantemente la relación en porcentaje de esa fracción. Por ejemplo, si las ventas del día fueron por un monto de 10.000 unidades monetarias y las compras del día fueron 4.090 unidades, quiere decir que el costo de los insumos sobre el monto de las ventas es del 40.9%. Ese costo se denomina costo de venta.

Nota importante

Según diferentes fuentes de información se conoce que el valor de esa fracción (costo de venta) debería estar entre el 30 y el 35%, de manera que el resto del costo de cada producto o plato pueda ser manejado con flexibilidad.

Se requiere entonces tener el control de las compras y el de las ventas diarias para así verificar cuan lejos o cerca estamos del costo óptimo de los insumos sobre el total de las ventas.

De igual manera podemos saber el costo de venta en cada cierre de inventario, mensual, quincenal, semanal, o de la manera que sea determinado para monitorear la salud de la operación.


Como conclusión podemos decir que pueden ser muchos y muy variados los controles que llevemos en el negocio gastronómico. Habrá que decidir cuáles se adaptan mejor e incluso que el tiempo y la disponibilidad de recursos nos permita realizar. En este artículo muestro cuáles son los que considero (como mínimo) deben ser gestionados y así poder supervisar con datos e información objetiva el comportamiento de la operación.


Como siempre agradezco tu tiempo al leer mis artículos. Te invito a dejar un comentario o si prefieres comunícate conmigo y veamos cómo puedo ayudarte.

Muchos saludos

Horacio

2 Comments

  1. Margarita
    Margarita 07/27/2020

    Horacio … cual sería la cadena de valor del negocio gastronómico???

    • Horacio Toro
      Horacio Toro 07/27/2020

      Hola Margarita
      Primero hay que cuidar el mensaje que nos da el concepto, la propuesta que hayamos definido.
      Luego ese mensaje se materializa por medio del equipo que presta el servicio a los clientes.
      Yo la defino como la cadena de valor humana, que se diseña pensando en la gente (cliente), se hace con la gente (equipo de colaboradores) y la disfruta la gente (cliente).
      Gracias por escribir Margarita.
      Fuerte abrazo

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