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Los indicadores de gestión del negocio gastronómico

Sistemas POS para restaurantes
Sistemas POS para restaurantes

Al  igual que el capitán de un barco, el director de un negocio gastronómico necesita conocer los indicadores de gestión para dirigir el destino de su nave hacia puerto seguro, con el mayor éxito posible y de manera sostenida.

¿Cuáles son las fuentes de información y los indicadores de gestión que deben ser monitoreados de forma permanente? También es preciso saber qué tipo de sistemas y de tecnología nos proveerá la información más apropiada para nuestro negocio.


El sistema de indicadores de gestión

Pareciera que son mares profundos los que se deben navegar y considero que si nos preparamos para hacerlo bien, lograremos dar con las respuestas apropiadas a las interrogantes anteriores. Lo primero que habrá que mirar es la naturaleza o concepto de nuestro negocio, retail, tienda de café, restaurante de alta cocina o tienda de comida rápida. El concepto marcará de forma tajante los indicadores de gestión que deben ser seleccionados y por ende los sistemas de información, aplicaciones y, en general, la tecnología con la que debemos contar para el negocio.

Un sistema es un cúmulo de partes que provee información relevante del negocio.

Partes del sistema

Partes del sistema gastronomico que provee información
Partes del sistema by @horatope

La naturaleza o concepto del negocio nos dará directrices para seleccionar los indicadores de gestión, y el tipo de tecnología y sistemas de información. No es lo mismo un negocio donde se vende lo que está en mostrador (producto elaborado) que uno en donde se toma una orden particular, con base en un menú de opciones que deben ser preparados al momento o deben ser ejecutados los procesos finales para servir el producto final.

Digital marketing analytics

Cada parte del sistema de tu negocio arroja información relevante y aún siendo esto tan obvio, es impresionante la cantidad de información que los directores o managers de restaurantes dejan de analizar y monitorear. A indicadores de gestión como porcentaje de desperdicio, porcentaje de rechazos de insumos, porcentaje de platos estrella o porcentaje de reprocesos de trabajo, no se les da, en general, la importancia que tienen.

El mayor interés, y con razón, para un restaurante o negocio gastronómico es la rentabilidad económica. Pero para llegar a ese número existe una cadena de indicadores que agregan o restan valor al negocio. Es crucial por ende monitorear, revisar y analizar varios aspectos. Para ello debemos seleccionar sistemas de información que puedan capturar y proveer de forma sencilla los datos del día a día de las operaciones.

Nada hacemos con capturar data si no es posible someterla al análisis permanente.

Análisis de los indicadores claves de gestión

El análisis de la data o información que los sistemas son capaces de capturar, debe comprender los indicadores de gestión más relevantes, como son el comportamiento de los productos para la venta, los inventarios de insumos y materias primas o los registros de procesos de producción. Para obtener el resultado de estos aspectos o indicadores habrá que desarticular la cadena de valor de cada uno. Hagamos el ejemplo del primero, comportamiento de productos.

Diagrama de Pareto. Análisis de indicadores de gestión
Diagrama de Pareto by @horatope

Comportamiento de productos

Considero que los sistemas de información que elijamos deben capturar y proveer de manera sencilla los datos que formarán parte de los análisis de indicadores de gestión. En el caso del comportamiento de productos, el foco debe estar en el valor que agregan al negocio. No solo es importante saber la estadística de ventas de los productos; es necesario también saber cual es el margen económico de cada uno.

El diagrama de Pareto nos muestra como se comporta el grueso de las ventas de productos, es decir, cuáles son los productos mas populares de nuestra oferta. Pero esto no es suficiente dado que hasta aquí no sabemos si los productos más vendidos aportan valor económico al negocio.

Margen bruto de los productos

Matriz BCG. Análisis de indicadores de gestión
Matriz BCG by @horatope

Habrá que saber cuál es el margen bruto de los productos para tomar decisiones objetivas con relación a la oferta o menú de nuestra operación. Es aquí donde conocer el costo de productos es primordial. Para saber esto debemos entonces entender que nuestro recetario y esquema de procesos nos deben aportar esa información, de modo que aquellos productos cuyo margen bruto sea mayor y coincida con alta popularidad los podremos llamar productos estrella.

En el mercado tecnológico se encuentran disponibles sistemas y aplicaciones capaces de capturar y proveer información relevante del negocio. El reto está en analizar los datos con el fin de incrementar el valor económico de nuestras operaciones. Además de fijarnos en detalles que pueden sumar algunos puntos de valor, está también el lograr de manera constante el monitoreo de los indicadores de gestión del negocio gastronómico.

Selección de sistemas de información o tecnología

En la selección de los sistemas de información debe prevalecer la capacidad que se tenga de capturar la mayor diversidad y cantidad de datos para su análisis.

Cuáles deben ser los sistemas de información de indicadores de gestión?
Imagen de archivo by Pexels

Para determinar la tecnología más adecuada y los sistemas de información para nuestro negocio es preciso tener en cuenta que no todos proveerán información relevante. Hay sistemas que capturan datos pero no son capaces de dar acceso a esa data y realizar los análisis que requieras en tu negocio. Hay otros que en su enfoque predomina el manejo de redes sociales y cómo aprovecharse de ellas. También están los que se concentran en los procesos de producción y así, cada uno con sus particularidades.


Debería de ser sencillo y amigable el proceso de selección e incorporación de sistemas y tecnologías de información de nuestro negocio. Pero lo importante será tener la mejor y más relevante información sobre los indicadores de tu operación. Date la oportunidad de hacer la mayor cantidad de consultas antes de escoger los sistemas. Mi recomendación es que no te vayas de primera con lo más popular o vistoso.


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Muchas gracias y saludos

Horacio

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